آداب ارسال ایمیل (چگونه یک ایمیل باحال بنویسیم؟)

آداب ارسال ایمیل (چگونه یک ایمیل باحال بنویسیم؟)

از اونجایی که ارسال ایمیل پرکاربرد ترین فعالیت در اینترنت هست، لذا اینکه چطور یک ایمیل را صحیح بنویسم و یا تاثیر گذار، ترفند ها و روشهای خاص خودش رو می طلبه. نوشتن نامه معمولی کمی با ایمیل متفاوت هست، لذا باید استاندارد ها و نکات خاصی رو رعایت کنید. مجموع تجارب، مطالعه سه سایت و یک کتاب که اسمش یادم نیست رو بطور خلاصه برای شما اینجا قرار می دم. امیدوارم که روزی به دردتون بخوره.

قضیه ای که برای همه نوشتن ها و کلا برای همه چیز در زندگی صادق است، “علت” نام دارد. علت نوشتن خود را بدانید. یعنی چرا می نویسید؟ اگر بتوانید به دو سوال زیر پاسخ قانع کننده دهید، می توانید آغازی مناسب برای نوشتن یک ایمیل مناسب داشته باشید.
1- چرا می نویسم؟
2- دقیقا نتیجه این ایمیل چه باید باشد؟
روزانه صدها ایمیل به اینور اونور ارسال می شن، ولی ایمیل هایی که واقعا خوانده می شن، شامل مواردی هستند که روشون وقت گذاشته شده و بهشون ارزش داده می شه. اگر می خواهید ایمیلیتون خونده بشه، روش وقت بگذارید و خودتون براش ارزش قائل باشید.

موضوع ایمیل یکی از حساس ترین قسمت های آن است. در انتخاب عنوان از بیان نتیجه ایمیل نهراسید. یا حتی از پرسیدن سوال نهایی خود. همانطور که قطعا خودتون هم می دونین موضوعاتی مثل “خیلی مهم، حتما بخونید!” یا “سوالات من” یا “        “!(یعنی بدون موضوع) عمدتا توسط کاربران ترتیب اثر داده نمی شن. یک نمونه از یک عنوان مناسب می تونه عبارت باشه از “قرارمون ساعت 10 شد، من کفش اضافی بیارم؟” یا “می تونی درایو C من رو فرمت کنی؟”. گیرنده ایمیل به محض دیدن این عنوان به این فکر خواهد کرد که آیا می تونه درایو C شما رو فرمت کنه یا نه؟. نه اینکه حالا بشینه فکر کنه که آیا این ایمیل ارزش خونده شدن رو داره؟

گزیده گوی باشید! یعنی سعی کنید تمام متن خود رو در یک صفحه طوری که تمام کنید که دیگر اسکرول نشود. خلاصه مطلب و چیزی را که می خواهید بیان کنید. در نوشتن اصولی مثل فاصله بین پاراگراف ها، Bold یا italic کردن کلمات، علامت های نگارشی مثل ویرگول، علامت تعجب و علامت سوال را هرگز فراموش نکنید.

تا جایی که امکان دارد، در بار اول از ارسال attachment یا ضمیمه ایمیل خودداری کنید. با یک نامه حرفه ای از رضایت گیرنده مبنی بر دریافت فایل اطمینان حاصل کنید و در ایمیل بعدی فایل خود را بفرستید.

در ایمیل هایی که برای بار اول به کسی ارسال می کنند خود را کاملا معرفی کنید. یکی از کلیدهای دریافت پاسخ شایسته همین معرفی اصولی و صحیح خود است.

مهربان باشید! قبل از کلیک کردن دکمه ارسال، به محتوای ایمیل خود نگاه کنید، اگر متنی خشن و جنجالی بود، ایمیل را در Draft ذخیره کنید و مدتی از پای کامپیوتر بلند شوید، یک چایی داغ بنوشید تا کمی خونسردی خودتون رو بازیابی کنید، بعدش برگردید سراغ نامه و اون رو اصلاح کنید. یک زبان نرم و با ادب همواره تاثیر بهتر و عمیق تری خواهد داشت. به این فکر کنید که ممکن است گیرنده تا آخر ترم با شما همکلاس بمونه، یا کماکان همکار شما تو بخش باشه. لذا کاری نکنید که این ایمیل از شما تصویری خشن و ناهنجار را در ذهن گیرنده تداعی کنه.

با ایمیل حرفه ای برخورد کنید. طوری ایمیل را بنویسید که به نظر نیاید یک کودک پشت کامپیوتر نشسته، غلط های املایی و نگارشی، جملات ناتمام، از دست رفتن زنجیره کلام و … از مواردی هستند که نوشته شما را بی اثر می کنند. پس چند دقیقه روی ایمیل وقت بزارید تا بتونه تاثیر خودش رو بگذاره.

به خاطر داشته باشید که یک ایمیل هرگز امن نیست، از ارسال ایمیل هایی که از نظر امنیتی یا میزان خصوصی بودن کمی خطرناک هستند بپرهیزید. یک هکر، یک مدیر سیستم، یا حتی یک مامور FBI می تونه به راحتی ایمیل های شما رو بررسی کنه. پس مراقب باشید.

بین نامه های رسمی و غیر رسمی تفاوت قائل شوید. خودتون رو به جای گیرنده بزارید و ببینید آیا ارسال یک ایمیل با محتوای Smily ها و کلمات کوتاه شده مثل LOL یا ttyl یا babye ایرادی دارد یا نه؟ در ارسال ایمیل به دوستان محدودیتی ندارید ولی در ایمیل های رسمی وجود این موارد اصلا ایمیل شما رو تاثیر گذار نمی کنه.

به ایمیل هایی که دریافت می کنید فوری جواب بدید، اینکه به یکی از کسانی که از شما سوال می پرسند بصورت آنلاین بگید که ببخشید سرم شلوغه، چند دقیقه بعد جوابتون رو می دم، خیلی حرفه ای تر و تاثیر گذار تر از این هست که اون مدت ها و روزها منتظر ایمیل و پاسخ شما بمونه. 

برگرفته از http://netsooz.wordpress.com/wp-login.php